Бюджет у часі з резервом

Стеля каже, скільки можна витратити загалом, але не каже фінансам, коли гроші підуть із рахунку. Це робить бюджет у часі: дай кожній лінії роботи повний бюджет і власника, а тоді розклади цей бюджет на місяці, коли робота відбувається.

Запуск фізики в Klasna має стелю 600 000 грн. Шість ліній роботи разом дають 510 000, заплановані як 45 000 у жовтні, 160 000 у листопаді, 190 000 у грудні та 115 000 у січні. Грудень — найважчий місяць: на нього припадають експертна рецензія, практичні набори і перша реклама. До кінця грудня з рахунку мають піти 45 000 + 160 000 + 190 000 = 395 000.

Резервів у плані відтоку немає, бо це не запланові витрати, а гроші, відкладені на те, що може статися. Тепер Hanna може зіставити гроші проєкту з місяцями, коли родини платять за весняні пакети.

Із 90 000, відкладених у Klasna, 50 000 — це резерв на відомі ризики: гроші на ризики, які команда вже може назвати. Другий раунд демоуроків, якщо відбір пройдуть менш ніж вісім репетиторів, додаткові дні зовнішнього рецензента, перероблені схеми, більше реклами, якщо список очікування слабкий.

Його визначають дві речі. Він розрахований від ризиків: скільки коштував би кожен і наскільки він імовірний, а не круглий відсоток. І його витрачає лід, коли один із цих ризиків стається, без нового рішення, тож проєкт реагує за дні, а не чекає наради.

Саме тому важливий список. Якщо відбір пройшли шість кандидатів замість восьми, другий раунд демоуроків — названий ризик: лід оплачує його з резерву на відомі ризики й записує це. Запланована ж робота оплачується з власної лінії, ніколи не з резерву.

Окрім резерву на відомі ризики, Klasna тримає 40 000 як управлінський резерв: гроші на сюрпризи, яких сьогодні ніхто не може назвати. Він у спонсора, поза планом ліда, і Leo виділяє його лише за письмовим запитом, де сказано, що сталося і що вже спробували. Тож лід розпоряджається 560 000 (робота плюс резерв на відомі ризики), а останні 40 000 — рішення Leo.

Поділ відповідає тому, хто може судити. Названий ризик уже зважили під час планування, тож лід може діяти швидко. Справжній сюрприз, як-от зміна умов постачальника відео, потребує погляду спонсора на весь бізнес.

Жоден резерв не оплачує новий обсяг. Якщо хтось просить додати підготовку до олімпіад, яка в списку «поза проєктом», це окреме рішення з власними грошима й часом — інакше резерви розчиняться в додатковій роботі й зникнуть, коли прийде справжній ризик.

Порівняння запланованих і витрачених грошей нічого не каже про те, скільки роботи за них купили. Легка перевірка поступу використовує три числа.

• Плановий обсяг: бюджет роботи, запланованої на цей момент (у Klasna на 30 листопада — 205 000).
• Фактичні витрати: скільки витратили (201 000).
• Освоєний обсяг: для кожної лінії — частка зробленого, помножена на її повний бюджет, і все разом.

Програма має повний бюджет 120 000 і готова на 70 %: 0,7 × 120 000 = 84 000 освоєно. Діагностичний тест Danylo має повний бюджет 85 000, готовий на 40 % і вже коштував 52 000: освоєно 0,4 × 85 000 = 34 000 за 52 000 витрат.

Множ завжди на повний бюджет задачі. Множення на витрачене (0,4 × 52 000 = 20 800) чи на план на сьогодні (0,4 × 45 000 = 18 000) дає число, яке вже не означає «зроблена робота за плановою ціною», і кожне порівняння на ньому хибне.

Коли є три числа, два співвідношення роблять їх зрозумілими.

• Освоєний ÷ плановий показує графік: яку частину роботи, запланованої на цей момент, справді зроблено. Менше 1 — відставання.
• Освоєний ÷ фактичні показує витрати: скільки запланованої роботи купила кожна гривня. Менше 1 — робота дорожча за план.

У Klasna на 30 листопада: 171 500 ÷ 205 000 ≈ 0,84, тобто зроблено близько 84 % запланованої роботи; і 171 500 ÷ 201 000 ≈ 0,85, тобто кожна гривня купила близько 85 копійок запланованої роботи.

Читай їх окремо. Проєкт може відставати, але вкладатися в гроші (повільно й дешево), або йти за графіком, але переплачувати (швидко й дорого). Klasna і відстає, і переплачує, тому прогноз на наступному кроці важливий. Тримай два знаки після коми: більша точність удає, ніби частки зробленого точніші, ніж є.

На перевірці Klasna 30 листопада витрати виглядали нормально: 201 000 проти плану 205 000. Освоєний обсяг розповідає інше. 171 500 — менше за плановий обсяг, тож проєкт відстає від графіка (171 500 ÷ 205 000 ≈ 0,84), і менше за фактичні витрати, тож робота коштує дорожче за план (171 500 ÷ 201 000 ≈ 0,85).

Звідси простий прогноз: якщо решта роботи коштуватиме так само, 510 000 ÷ 0,853 ≈ 597 700. Це більше за 560 000, якими розпоряджається лід (робота плюс резерв на відомі ризики), і з'їло б майже весь управлінський резерв Leo, хоч і лишається під стелею 600 000. Нічого не порушено — це раннє попередження.

Тож наступний крок — питання, а не паніка: де розрив? Тут здебільшого це діагностичний тест, де оцінювання забрало вдвічі більше годин, ніж думали. Переоціни решту там, перш ніж просити будь-який резерв.

Найчастіша помилка в перевірці освоєного обсягу — множник. Освоєний обсяг має бути часткою зробленого, помноженою на повний бюджет задачі, бо він вимірює зроблену роботу за плановою ціною. Лише тоді його можна порівнювати з тим, скільки робота коштувала насправді.

Помнож натомість на витрачене — і міра замикається сама на собі. Тест Danylo, готовий на 40 % при 52 000 витрат, показав би 0,4 × 52 000 = 20 800: що більше він перевитрачає, то більше «прогресу» показує число, і порівняння з фактичними витратами нічого не означає. З повним бюджетом 85 000 виходить 34 000 освоєно за 52 000 витрат, співвідношення витрат близько 0,65, — саме та правда, яка потрібна Hanna.

Те саме з планом на сьогодні: 40 % від запланованого на цей момент (45 000) — теж не освоєний обсяг.

Освоєний обсяг чесний рівно настільки, наскільки чесні частки зробленого за ним. Кожен власник лінії їх повідомляє, але на основі перевірного: розділи, прийняті рецензентом, затверджені набори питань, кандидати, що завершили демоурок. Не відпрацьовані години, не витрачені гроші й не «майже готово», яке взагалі не є відсотком.

Коли Vira каже, що програма готова на 70 %, корисне уточнення — «які розділи прийнято?». Якщо рецензію пройшли сім розділів із десяти, 70 % — факт; якщо всі десять у чернетці, але жоден не перевірений, — надія.

Сама перевірка лишається легкою. Самі лише витрати можуть виглядати ідеально, поки робота відстає, як і було 30 листопада, тож раз на місяць надсилай три числа й одне речення про причину. Більше церемоній не треба.

Як це складається докупи: бюджет по місяцях, два резерви з двома власниками й одна чесна перевірка поступу дають змогу сказати, де стоять гроші. Далі кейс зводить усе разом: скільки насправді тривали попередні запуски і яку дату можна чесно дати Leo.