Дебіторка й умови оплати

Логістична компанія хоче 240 уроків Teams на місяць по 800 грн, але просить платити через 60 днів замість 30. «Ціна та сама, отже нічого не коштує» — це пастка. Поки рахунок не оплачено, Klasna вже заплатила репетиторам, тобто позичає клієнту гроші.

Неоплачений рахунок — це дебіторка (accounts receivable). Щоб оцінити додаткові дні, запитай, скільки коштують гроші для Klasna. Її кредитна лінія — 24% річних, і влітку Klasna позичала б.

Вартість додаткових днів = рахунок × річна ставка × додаткові дні ÷ 365.

Teams виставляють рахунок щокварталу: 240 × 3 × 800 = 576 000 грн. Тридцять додаткових днів коштують:

576 000 × 0,24 × 30 ÷ 365 = 11 362,19 грн за квартал, майже 2% рахунку, близько 45 449 на рік.

Дві типові помилки: брати всю річну ставку (24% рахунку) замість частки за додаткові дні і рахувати всі 60 днів, хоча нових лише 30.

Коли знаєш, скільки коштують додаткові дні, розклади цю суму на уроки, які покриває рахунок. Так виходить ціна терпіння на урок.

Квартальний рахунок на 576 000 грн покриває 240 × 3 = 720 уроків, а 30 додаткових днів коштують 11 362,19 грн:

11 362,19 ÷ 720 = 15,78 грн на урок.

Те саме виходить і з одного уроку: 800 × 0,24 × 30 ÷ 365 = 15,78. Тож відстрочка 60 днів за ціною приблизно 816 грн (815,78) залишає Klasna в такому самому становищі, як 30 днів за 800.

Тепер можна запропонувати вибір, а не послугу: 800 грн з оплатою за 30 днів або приблизно 816 з оплатою за 60. Клієнт обирає те, що підходить його грошам.

Коли клієнт каже «ніхто більше не бере грошей за відстрочку», чесна відповідь: беруть усі. Просто дехто ховає це у вищу базову ціну. Відкрито показана вартість чесніша, і її легше захистити згодом.

Будь-яке прохання про довшу відстрочку можна оцінити тими самими п'ятьма кроками.

1. Додаткові дні. Порівняй зі стандартними умовами. Перехід з 30 на 60 днів додає 30 днів, а не 60.
2. Скільки коштують гроші. Якщо ти позичатимеш, це ставка кредитної лінії: 24% на рік для Klasna. Якщо є вільні гроші, це те, що вони заробили б.
3. Вартість рахунку. Рахунок × ставка × додаткові дні ÷ 365: 576 000 × 0,24 × 30 ÷ 365 = 11 362,19 грн за квартал.
4. Вартість на урок. Поділи на кількість уроків у рахунку: 11 362,19 ÷ 720 = 15,78 грн.
5. Пропозиція. Дай вибір: 800 грн з оплатою за 30 днів або приблизно 816 за 60. За бажання додай знижку за ранню оплату, якщо вона дешевша за позику.

Саме пропущений крок 1 чи 2 робить угоди «безкоштовними». А пропущений крок 5 перетворює правильний розрахунок на тиху послугу, якої з боку клієнта ніхто не бачить.

Відстрочку можна й розвернути: платити клієнту за ранню оплату. Запропонуй 2% знижки, якщо рахунок на 576 000 грн оплатять протягом 10 днів замість 60. Знижка коштує Klasna 576 000 × 0,02 = 11 520 грн, а гроші приходять на 50 днів раніше.

Дешево це чи дорого? Відсоток за 50 днів не можна порівнювати з річною ставкою, доки його не переведеш. Ти віддаєш 2 з кожних 98, які отримуєш, за 50 днів:

річна вартість = 2 ÷ 98 × 365 ÷ (60 − 10) = 0,0204 × 7,3 = 14,90% на рік.

Кредитна лінія Klasna коштує 24% на рік. Тож коли Klasna інакше позичала б, отримати гроші раніше через знижку — це дешевші гроші.

Типові помилки: ділити на 100 замість 98 (клієнт платить 98, а не 100) і порівнювати «2%» напряму з «24%», не перевівши 50 днів у рік. Два відсотки звучать як дрібниця, але за короткий строк це дорога ставка.

Знижка за ранню оплату — це спосіб купити гроші: Klasna віддає 2%, щоб мати гроші на 50 днів раніше. Як і будь-яка покупка, вона добра чи погана залежно від альтернативи.

Спершу переведи знижку в річну ставку: 2 ÷ 98 × 365 ÷ 50 = 14,90%. Потім порівняй її з тим, скільки гроші коштують Klasna саме зараз:

• Klasna позичала б (літо, касовий розрив): кредитна лінія коштує 24%. Знижка за 14,9% — дешевші гроші. Пропонуй її.
• Klasna має вільні гроші на депозиті під 10%: знижка коштує більше, ніж заробляють гроші. Рання оплата лише міняє гроші за 10% на гроші за 14,9%. Не пропонуй її або зменш.

Та сама знижка може бути розумною в липні й марнотратною в жовтні. Тому ставка у формулі ніколи не фіксована: це вартість грошей, якими інакше довелося б скористатися. Помилка, якої варто уникати: «ранні гроші завжди кращі». Вони кращі, лише коли дешевші за твою альтернативу.

Умови оплати — це обіцянка, а не факт. Дехто з компаній платить на 75-й чи 80-й день, і ніхто цього не помічає, доки рахунок не спорожніє. Це видно з DSO (період погашення дебіторки):

DSO = дебіторка ÷ річні продажі з відстрочкою × 365.

Він каже, скільки днів продажів ще чекають на оплату. У рік, коли Teams продає на 3 840 000 грн, а 1 180 000 наприкінці не оплачено:

1 180 000 ÷ 3 840 000 × 365 = 112,16 дня.

Саме число мало що каже; порівнюй його з тим, що обіцяють умови. За квартальних рахунків урок у середньому чекає 45 днів до рахунку, потім 60 днів відстрочки: очікувано приблизно 105 днів. Зайвий тиждень означає, що частина клієнтів запізнюється, тож наступний крок — з'ясувати, хто саме, і призначити людину, яка нагадує про рахунки.

Типова помилка — ділити на весь дохід, разом із передоплаченими пакетами. DSO рахують лише за продажами з відстрочкою, інакше передоплати родин сховають тих, хто запізнюється.

Виміряний DSO корисний лише поряд з орієнтиром: DSO, який був би, якби кожен клієнт платив точно вчасно. Його можна побудувати з календаря.

Очікуваний DSO = середні дні від уроку до рахунку + відстрочка оплати.

Уроки Teams рівномірно розподілені по кварталу, а рахунок виставляють в останній день. Урок у день 1 чекає на рахунок 89 днів, урок у день 90 — жодного, тож у середньому урок чекає приблизно 45 днів. Потім починається відстрочка:

• відстрочка 30 днів: 45 + 30 = 75 днів;
• відстрочка 60 днів: 45 + 60 = 105 днів.

Якщо Klasna виміряла 112 днів за відстрочки 60, приблизно тиждень продажів запізнюється понад договір. Саме цей розрив варто підганяти.

Орієнтир показує ще один важіль. Рахунки щомісяця замість щокварталу скорочують першу частину з приблизно 45 днів до приблизно 15, а це вкорочує DSO на місяць, нічого не просячи в клієнтів. Помилка — порівнювати DSO лише з відстрочкою («обіцяли 60, маємо 112»): тоді кожен клієнт здається дуже злісним боржником.

Клієнт, який платить точно в день 60, — надійний клієнт. Але надійність і вартість — різні запитання.

Подивися на формулу ще раз: вартість = рахунок × ставка × додаткові дні ÷ 365. Додаткові дні записані в договорі, а не в поведінці клієнта. Навіть коли гроші приходять в обіцяний день, Klasna два місяці фінансує уроки, поки кожні два тижні платить репетиторам. За 24% річних 30 додаткових днів на рахунку в 576 000 грн коштують 11 362,19 грн за квартал.

Запізнення — це друга вартість понад першу:

• самі умови коштують грошей за кожен день, який вони додають;
• кожен день затримки додає ту саму вартість ще раз, плюс ризик, що гроші не прийдуть узагалі.

Тож оцінюй угоду за обома: скільки коштують погоджені умови (заклади їх у ціну або запропонуй вибір) і як клієнт насправді платить (стеж за DSO і нагадуй про рахунки). Клієнт може бути цілком надійним і все одно дорогим в обслуговуванні.