# Бюджет у часі з резервом

> Розклади стелю 600 000 грн по місяцях, тримай резерв на відомі ризики й управлінський резерв на несподіванки та правильно зроби одну перевірку освоєного обсягу.

- Курс: [Управління проєктами без бюрократії: один проєкт від брифу до закриття](https://productovi.com/uk/courses/project-management-without-bureaucracy.md)
- Модуль: Оцінки й бюджет
- Урок 15/32, ~25 хв
- Джерело: https://productovi.com/uk/courses/project-management-without-bureaucracy/budget-over-time

## Від стелі до плану по місяцях

**Hanna:** 600 000 — це стеля, а не план. Мені треба знати, скільки йде з рахунку щомісяця, з жовтня до січня, і що ти тримаєш у резерві.

**Alex Tutor:** Кожна лінія роботи отримує повний бюджет і власника, а потім цей бюджет розкладають на місяці, коли робота відбувається. Ось план разом із перевіркою поступу на понеділок, 30 листопада.

**Набір даних (CSV):** [Бюджет запуску фізики по місяцях, грн](https://productovi.com/datasets/project-management-without-bureaucracy/budget-over-time/klasna-physics-budget.csv)

Шість ліній роботи й два резерви в межах стелі 600 000 грн. Помісячні стовпці — запланований відтік грошей; останні два стовпці — перевірка на 30 листопада.

- `line`: Лінія роботи чи резерв
- `type`: робота (work) чи резерв (reserve)
- `owner`: Хто за неї відповідає
- `budget_uah`: Повний бюджет лінії
- `oct_uah`: Запланований відтік у жовтні
- `nov_uah`: Запланований відтік у листопаді
- `dec_uah`: Запланований відтік у грудні
- `jan_uah`: Запланований відтік у січні
- `pct_complete_nov30`: Частка роботи лінії, виконана до 30 листопада, %
- `actual_to_nov30_uah`: Фактично витрачено до 30 листопада

**Alex Tutor:** Лінії роботи разом дають 510 000: 45 000 у жовтні, 160 000 у листопаді, 190 000 у грудні й 115 000 у січні. Грудень найважчий: на нього припадають рецензія, добірки задач і перша реклама.

**Hanna:** Добре, у грудні родини платять за весняні пакети, тож я можу під це планувати. А решта 90 000?

> **Вправа:** Скільки грошей, за планом, має піти з рахунку **до кінця грудня**, якщо рахувати лише лінії роботи? У гривнях.

## Два резерви, два власники

**Alex Tutor:** 90 000 — це два резерви. 50 000 — резерв на відомі ризики (contingency reserve): другий раунд демоуроків, якщо відбір пройде менше восьми репетиторів, додаткові дні зовнішнього рецензента, перемальовані схеми, більше реклами, якщо список очікування слабкий.

**Alex Tutor:** Його розмір рахують із того, скільки коштував би кожен ризик і наскільки він імовірний, і ти, як лід, можеш витратити його, коли один із цих ризиків стається, без нового рішення.

**Alex Tutor:** Інші 40 000 — управлінський резерв на несподіванки, яких сьогодні ніхто не може назвати. Він у спонсора, поза твоїм планом.

**Leo:** І я відкриваю його лише за письмовим запитом: що сталося і що вже спробували зробити.

**Sofia:** Тобто я розпоряджаюся 560 000: роботою й резервом на відомі ризики. Останні 40 000 — рішення Leo.

> **Вправа:** Зістав кожну ситуацію з грошима, з яких за неї платять, і з тим, хто вирішує.

**Alex Tutor:** А решта 40 000: хто може їх узяти і як?

> **Вправа:** У середині грудня постачальник відео змінює умови, і Klasna потрібно 25 000 грн, яких не було в жодному названому ризику. Як ці гроші виділяють?

## Одна перевірка поступу, зроблена правильно

**Hanna:** На 30 листопада ми планували витратити 205 000, а фактично витратили 201 000. Тож ідемо за планом, так?

**Alex Tutor:** Це порівняння грошей із грошима. Воно нічого не каже про те, скільки роботи купили ці 201 000. Для цього потрібне третє число — освоєний обсяг (earned value).

**Alex Tutor:** Запланований обсяг — бюджет роботи, яку мали зробити до сьогодні: 205 000. Фактичні витрати — те, що витратили: 201 000. Освоєний обсяг — частка виконання кожної лінії, помножена на її **повний** бюджет. Програму виконано на 70 %: 0,7 × 120 000 = 84 000.

**Danylo:** Мій тест виконано на 40 %, а витрачено 52 000. Тобто я освоїв 40 % від 52 000?

**Alex Tutor:** Це класична помилка: множити треба на повний бюджет задачі, а не на витрачені гроші й не на план до сьогодні.

> **Вправа:** Повний бюджет діагностичного тесту — 85 000 грн, його виконано на 40 %, а витрачено поки що 52 000. Який його освоєний обсяг?

**Alex Tutor:** Тепер перетвори три числа на одне співвідношення.

> **Вправа:** На 30 листопада шість ліній роботи мають освоєний обсяг 171 500 грн проти планового 205 000. Скільки становить освоєний ÷ плановий? Два знаки після коми.

## Що кажуть два співвідношення

**Alex Tutor:** За всіма шістьма лініями освоєний обсяг — 171 500. Звідси два співвідношення. Освоєний ÷ запланований = 171 500 ÷ 205 000 ≈ 0,84: ми зробили приблизно 84 % роботи, запланованої до сьогодні. Освоєний ÷ фактичні витрати = 171 500 ÷ 201 000 ≈ 0,85: кожна гривня купила 85 копійок запланованої роботи.

**Hanna:** Тобто ми відстаємо й переплачуємо за те, що отримуємо.

**Alex Tutor:** А якщо решта роботи коштуватиме так само, то 510 000 ÷ 0,853 ≈ 597 700. Це більше за 560 000, якими ти розпоряджаєшся, і майже весь резерв Leo.

**Danylo:** Здебільшого це мій тест: оцінювання відповідей забрало вдвічі більше годин, ніж я чекав. Решта тесту простіша.

**Alex Tutor:** Тоді це наступний крок: співвідношення — сигнал, а не вирок. З’ясуй, де розрив, і переоціни те, що лишилося. Відхилення від бюджету докладно розібрано в курсі «Фінанси для продактів»: уроки «Бюджети, яким вірять» і «Кейс: план проти факту».

> **Вправа:** На 30 листопада: плановий обсяг 205 000 грн, освоєний обсяг 171 500, фактичні витрати 201 000; лід розпоряджається 560 000 зі стелі 600 000. Які твердження правильні? Обери всі, що підходять.

## Витрати проти поступу

**Leo:** Навіщо мені три числа? Hanna й так щомісяця надсилає витрати.

**Alex Tutor:** Самі витрати можуть виглядати ідеально, поки робота відстає, — як сьогодні. Одна перевірка на місяць із трьома числами й реченням про причину — досить. Більше церемоній не треба.

**Sofia:** А частка виконання: хто вирішує, що програма готова на 70 %?

**Alex Tutor:** Її власник, і щодо чогось перевірюваного: прийнятих розділів, а не відпрацьованих годин. «Майже готово» — не відсоток.

> **Вправа:** **Правда чи ні:** освоєний обсяг задачі — це частка її виконання, помножена на вже витрачені на неї гроші.

**Alex Tutor:** Ще одне: звідки береться «зроблено на 70 %»?

> **Вправа:** Vira, власниця лінії «програма», звітує, що програма готова на 70 %. Що робить цю цифру придатною для перевірки освоєного обсягу?

## Твоя черга: нотатка для Hanna й Leo

**Hanna:** Надішли мені й Leo коротку нотатку про перевірку на 30 листопада. Спершу числа, потім що ти робитимеш.

**Leo:** І скажи прямо, чи знадобляться тобі мої 40 000.

**Alex Tutor:** Чотири-п’ять рядків: три числа, що вони означають, де розрив і наступний крок разом із запитом на резерв, якщо він потрібен.

**Sofia:** Спершу сигнал, потім план щодо тесту.

> **Вправа:** Напиши для Hanna, керівниці фінансів, і Leo, спонсора, нотатку на 4–5 рядків про перевірку 30 листопада. Числа: плановий обсяг 205 000 грн, освоєний обсяг 171 500, фактичні витрати 201 000; найбільший розрив — у діагностичному тесті, де оцінювання забрало вдвічі більше годин, ніж думали; ти розпоряджаєшся 560 000 (робота плюс резерв на відомі ризики 50 000), а в Leo — управлінський резерв 40 000. Опиши три числа, що вони означають, де розрив і твій наступний крок, зокрема чи просиш ти зараз якийсь резерв.

> **Головне**
>
> - Дай кожній лінії роботи повний бюджет і власника, а потім розклади його на місяці: Hanna планує гроші, а не стелю.
> - **Резерв на відомі ризики** (тут 50 000) покриває ризики, які вже можна назвати; лід витрачає його без нового рішення. **Управлінський резерв** (тут 40 000) покриває несподіванки; спонсор відкриває його за письмовим запитом.
> - Новий обсяг робіт не оплачується з жодного резерву: це окреме рішення.
> - Одна перевірка на місяць: запланований обсяг, **освоєний обсяг** (частка виконання × **повний** бюджет задачі) і фактичні витрати. Освоєний ÷ запланований показує графік; освоєний ÷ фактичні витрати — вартість.
> - Співвідношення — сигнал: знайди, де розрив, і переоціни те, що лишилося.

**Alex Tutor:** Далі кейс: скільки насправді тривали попередні запуски і яку дату для фізики можна чесно назвати Leo.

- Попередній урок: [Минулі проєкти як орієнтир і один спільний буфер](https://productovi.com/uk/courses/project-management-without-bureaucracy/past-projects-and-one-buffer.md)
- Наступний урок: [Кейс: оцінки проти фактів](https://productovi.com/uk/courses/project-management-without-bureaucracy/estimates-vs-actuals-case.md)

---
Productovi Learning. Безкоштовно, читати можна без реєстрації.